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飲み会の幹事がすること、日程と出欠確認、お店選びのコツと注意点

投稿日:2017/09/11 更新日:

ビールで乾杯 忘年会 飲み会

会社の年末行事と言えば、忘年会ですね。

忘年会が好きな人もそうでない人もいますが、幹事になった人はもっと大変!

今回初めて幹事に任命されてしまったという人の為に、幹事さんがやるべきこと、注意点をお伝えします。
これを読んで準備万端!で忘年会に臨みましょう。

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日程の決め方と参加者の募り方のコツ

まず前提として、全員が納得する忘年会にするのは無理だと思った方が良いです。そう思って幹事を務めた方が気が楽です。誰かしら何かしら、不平不満が出るものと思ってください。

10人以下の小規模の忘年会の場合ならみんなの日程を合わせやすかったり注文の仕方もまとまりやすかったりしますが、20人30人と人が多くなればなるほど、全員の予定や希望なんて合わせられる訳がありません。

お酒は飲めないのに、とかこのお店が良かったのに、なんて不満が出ても少数派の意見まで聞いていられないのが実情なので、そこはうまくかわしましょう。それもあなたのコミュニケーションスキルの見せ所です。

ではそれを前提に、まずは日程を決めて参加者を募ります。
この時、はじめに会社のトップと2番手(社長と副社長)の日程を抑えて決めてしまいます

もしかしたら自分の予定と都合が悪いかもしれませんが、それは幹事になってしまったが運の尽きと思って潔く諦めて忘年会に専念しましょう。嫌でも幹事を引き受けたのなら最後まで責任を持ってやりぬくべきです。

上の人物が参加するならそれを好機と思う社員は参加します。上の人に自分の名前や考え方を知ってもらえる良い機会ですからね。
そういう、会社で上を目指している人に参加してもらえる要素としてまずはトップの日程を抑えましょう。

また、社長が行くなら行かないとかな…と、あまり乗り気でない人も参加してもらえる要素になります。忘年会や懇親会などは、仕事の一貫です。付き合いです。そう思っている人なら大抵参加します。

ちなみに、これはトップの人たちに人望があることを前提としています。
人望がないなら寧ろトップが不参加の方が部下は喜んで盛り上がるかもしれませんね^^;そんな会社で働くのは嫌ではありますが。

そして他の社員への出欠は、あなたが個人個人に連絡をして聞くのではなく回覧の形を取って参加を募りましょう。会社のネット上のみんなが見られる場所で参加かどうかチェックを入れてもらうというところも多いと思います。
あるいはLINEなどのスマホのアプリ機能を使って出欠確認をするのも手軽で良いですね。

個人的に聞かれたのでは個人の都合や事情だけで判断されてしまいますが、他の人の様子もわかれば、あの人が出るならじゃぁ自分も参加しようかな、と思う人もいます。

そうしてみんなの回答が出たら、欠席の人に個人的に再アタックしましょう。その人と親しい人がわかっていれば○○さんは出ますからそこをなんとか、と頼みやすくなりますね。

この時、あなたの頼み方も大事です。嫌々だったり威圧的だったりしてはいけません。そんな態度で言われたら参加したいと思えなくなってしまいますから、あくまで低姿勢でお願いしましょう。大変ですが、これも幹事の仕事のひとつです。

ということで、まず初めはみんなにトップの参加を示し、そして他の社員にも欠席の有無を回覧方式で聞き、欠席者には再度個人的にお願いしてみましょう。

 

忘年会のお店選びのポイント

参加者が決まったらお店選びです。

飲み放題付きで料理もボリュームのあるコース料理のお店にしましょう。

飲み放題にするとアルコールが飲めない人から不満が出る場合もあります。しかし自分はお酒を飲んでいないのに割り勘で他の人が沢山飲んだその分まで会費を払わなければいけない方が、嫌ですよね?

まさか誰がどれを何杯飲んだかなんてことまで一々チェックしていられるはずもありませんし、ザルの人がいた日には飲み放題よりも高つく可能性だってあります。
それなら決まった値段の中で各自好きに飲んだ方がまだ納得が行くはずです。

また飲み放題にすれば、飲み放題には時間制限がありますから2時間や3時間で1次会は終わると嫌でも決めてしまえます。そうすれば1次会だけで帰りたい人が帰りやすくなりますね。
その後に仕事や予定がある人のためにも飲み放題にすると何かと都合が良いです。

また参加の可否で迷っている人にも、お店は決まっていなくても「2~3時間の飲み放題にする予定なので」と言えば、じゃぁ1次会だけなら参加しても良いかな、と思ってもらえやすくもなります。

そして料理は、お酒が飲めない人のためにも、料理をたくさん食べてもらえるように出来るだけ料理にボリュームがあるお店を選びましょう。

ごくごく少人数の忘年会なら各々好きなものを都度注文すれば良いですが、大人数で一々注文を取っていたのでは間違いも起こりやすくなりますしその注文をまとめて采配する幹事のあなたが非常に苦労します。
そしてお店側も迷惑です。コースなら提供するものがわかっているのでスムーズに料理を出してもらえます。

なので少人数でないなら料理はコースにしましょう。
店選びの際は、1店舗に決めてしまうのではなくいくつか候補で見ておいた方が満席で無理だった場合に助かりますね。

ということで、お店選びは飲み放題付きで料理にボリュームがあるコースのお店を選びましょう。

更に、毎回2次会があるのなら、ここで2次会のお店も決めてしまっておくと良いです。
恒例の流れがあるのなら今回もそこに予約を入れておけば良いですし、決まったところがないのなら1次会の近くのお店で半数~2/3程度の席予約を入れておきましょう。

勿論この時点ではまだ何人参加するかなどはわからないので、ある程度変動がある旨は予約の再にお店に伝え、減った場合、増えた場合どうなるのかなども予め確認しておきましょう。

 

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会費徴収のタイミングは?

コースで予約をすれば、一人いくらかは一目瞭然ですね。
コース料理にするメリットは会計が明朗であることにもあります。
参加する方も、アラカルト注文で合計金額を見たらなんじゃこりゃ!となる心配がなく事前に金額がわかっているので安心です。

出席を確実にしてもらう為にも会費は事前に徴収してしまうことをおすすめします。
事前と言うのは、忘年会が始まる直前にお店で、ということではなくて、前日、2日前、というくらいの事前です。

大抵はキャンセルは2日前までなら無料で出来る店が多いですが、当日キャンセルは幹事のあなたがキャンセル料を払わなければいけなくなるしお店も迷惑だし困りますよね。
なので2日前には徴収するのが良いでしょう。

会が始まる直前でも出来るだろうと思っていても、みんなが一斉にその場に集まれることは少ないでしょうし実際にはなんだかんだとバタついてしまうことは往々にしてあります。

それに忘年会終了後では酔っ払っている人もいるしもしかしたら途中で帰ってしまってる人もいるかもしれないしでみんなからきっちりと会費を集められない可能性があります。

あなたがその分を立て替えて、後からちきんと払ってもらえれば良いですが、最悪酔った記憶では払った!と言い張る人がいないとも言い切れません。
そんな無駄な心配をなくす為にも事前に会費は徴収してしまっておきましょう。

もしも30人を超えるような大人数の忘年会なら、そもそも幹事は1人ではなく2人は用意すべきです。

幹事は出欠と日程を決めるだけではなく、当日に進行や料理の手配など全体を見渡して滞りなく進める必要もあります。それを1人で30人以上ものやりくりをするのは、普通は無理です。最低でも2人は用意したいところです。

あなたが新入社員であるなら尚のこと1人ではキツイです。
先輩に頼み込んで一緒にお願いしたり(みんなにも慕われている、嫌々でない先輩を選ぶべきです。)上司に協力を仰ぐなどしてなんとか自分の負担を軽減出来る様にするのもあなたの技量の内です。



飲み会で幹事がやるべきこと まとめ

以上が、幹事になったら確実にやらなければいけない事柄です。

普段の業務もあるのに余計な面倒な仕事が…と思うかもしれませんが、これがスムーズに行けば社内でのあなたの評価も少なからず良くなります。
段取り力は仕事を進める上で必ず必要なスキルですからね。そういうスキルは仕事以外のところからも見えてくるものです。

みんなが納得出来る完璧な忘年会なんてものはありません。何だかんだで一定数文句を言う人はいるものです。それはそれと割り切って。ましてや忘年会なんてたった一日、数時間のことですからね。

忘年会シーズンはどこも同じですから都合の良いお店はすぐに他に抑えられてしまいます。幹事と決まったら早め早めに行動して準備万端!で忘年会に臨みましょう!

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